保管と保存の違いとは？意味と重要性
保管と保存の基本的な定義
「保管」とは、一定の期間や目的のために物品や情報を適切な状態で保持することを指します。
具体的には、業務で使用する文書や備品、個人の所有物などを必要なときに取り出せるように整理して置いておくことが該当します。
主に日常業務や短期間の管理を目的とし、使用や確認が容易な状態で管理されるのが特徴です。
一方、「保存」とは、情報や物品の価値を長期的に維持するための手段であり、時間の経過や環境の変化からの劣化を防ぎつつ、記録や証拠として将来にわたり参照可能な状態を保つことを指します。これは、歴史的資料や法的文書、研究成果などに適用されることが多く、保全措置や保存環境の厳格な管理が求められます。
保管と保存の違いを理解するためのポイント
- 目的：保管は業務上の使用や取り出しを前提とした一時的な保持、保存は情報や物の価値を損なわずに将来まで残すことが目的です。
- 期間：保管は比較的短期（数日から数か月）で、日々の業務運用の中で必要に応じて行われます。保存は数年、数十年、あるいは恒久的にわたることもあり、目的によっては厳格な保存期間が法令で定められるケースもあります。
- 対象：保管の対象は日常的な業務資料や社内で一時的に使用されるファイルなどが中心です。一方、保存の対象は契約書、決算書類、研究記録、行政文書など、法的・学術的・歴史的に重要な情報を含むものです。
保管と保存の意味を整理
「保管」は、取り出すことを前提に一時的に整然と保ち続ける行為であり、業務効率や利便性を重視します。
「保存」は、長期的に物理的・情報的な状態を維持し続けることであり、耐久性と信頼性の確保が優先されます。
両者を混同せずに正しく理解することが、効率的かつ法令遵守を果たす文書管理の第一歩です。
保管と保存の実例
食品における保管と保存の具体例
食品の管理において「保管」と「保存」は異なる意図と方法で行われます。
たとえば、牛乳や野菜などは冷蔵庫に入れて数日以内に消費されることを前提に保たれますが、これは「保管」となります。
一方、冷凍食品や干物、ジャムのように長期的な品質保持を目的として加工・冷凍されるものは「保存」の対象です。
さらに、真空パックや脱酸素剤を使用することで保存期間を延ばす技術もあり、これらは食品の風味や栄養素をできるだけ劣化させないことを重視しています。
食品を扱う上では、消費期限や賞味期限、保存温度帯などの基準に従って、適切な保管・保存手段を選択することが重要です。
医薬品の保管と保存に関する実務
医薬品はその性質上、厳密な環境条件での管理が求められます。
例えば、病院や薬局では日常的に使用される薬剤を常温または冷所に「保管」し、適切な期限管理と棚卸が行われます。
これに対し、臨床試験で得られた試料や、過去に製造された薬品のサンプルなどは、将来的な研究や法的証明のために長期間「保存」されます。
保管段階では在庫の回転やロット管理が重視され、保存段階では変質を防ぐために専用の保冷庫や遮光容器、湿度管理機器が導入されることもあります。
また、医薬品の保存はGMP（適正製造基準）やGDP（適正流通基準）に基づき、文書での記録も必須となります。
文書管理における保管と保存の役割
企業活動において作成される契約書、報告書、企画書などの文書は、契約期間中やプロジェクト期間中には「保管」され、必要に応じて参照されます。
これらはオフィス内のキャビネットやファイルサーバーなどに整理され、利便性を重視した形で一時的に保たれます。
しかし、契約が終了した後もその文書が税務調査、訴訟対応、社内監査などに備えて保存義務がある場合には「保存」に切り替えられます。
日本の法制度においても、契約書や決算関連資料は原則として7年間の保存義務があるため、専用の保管庫や文書管理システムで長期的に管理する必要があります。
デジタルアーカイブへの変換も進んでおり、保存性・検索性を高める取り組みが広がっています。
保管と保存の方法
物理的保存とデジタル保管の違い
紙媒体での保存にはいくつかの課題があります。代表的なものとしては湿度や火災のリスクがあり、これらに対処するために耐火・耐湿構造を備えた専用の保管庫やアーカイブ施設が必要です。
また、紙は経年劣化や虫害などにも弱く、保存環境の温度・湿度管理、定期的な点検が求められます。
長期保存のためには酸化防止のための中性紙を用いたファイリングや、密閉容器の活用も重要です。
一方、デジタルデータの保管は、物理スペースを取らず、検索や共有が容易というメリットがあります。
特にクラウドストレージは、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能であり、テレワークや多拠点間での情報共有に適しています。
ただし、サイバー攻撃や機器故障などに備えて、複数拠点へのバックアップ体制、データの暗号化、アクセスログの記録などのセキュリティ対策が不可欠です。
デジタル保存の信頼性を高めるためには、ISO27001等の国際的な情報セキュリティ規格に準拠することが推奨されます。
重要書類の効率的な保管方法
- キャビネットやファイルボックスで分類管理し、関連性の高い資料をまとめて保管することで、検索性が向上します。
- ラベリングによって視認性を高め、どの分類にどの書類があるのかを一目で把握できるようにしましょう。
- 使用頻度別にゾーニング収納を行い、よく使う文書は手の届く場所に、あまり使わない文書は上部や下段に配置することで効率的な取り出しが可能になります。
- スキャンによるデジタル化を並行して進めることで、物理的な保管スペースの削減にもつながります。
企業における文書管理システムの導入
電子文書管理システム（DMS）の導入は、文書管理の高度化に不可欠です。紙文書やデジタルファイルを一元的に管理し、社員の役職や部署に応じたアクセス制御を行うことが可能になります。
また、文書の履歴管理やバージョン管理機能により、編集の追跡や誤操作の防止にも寄与します。
さらに、キーワード検索やメタデータ検索により、必要な文書を瞬時に探し出すことができ、業務効率が飛躍的に向上します。
多くのDMSではワークフロー機能も備えており、文書の承認・回覧・共有などをオンラインで完結させることができます。
これにより、ペーパーレス化が促進され、コスト削減や環境負荷の低減にも貢献します。
導入に際しては、業種や業務内容に合ったシステムを選定し、段階的に運用を進めることが成功の鍵です。
保管と保存のリスクと対策
情報漏洩のリスクとその管理方法
情報漏洩は企業の信用や業績に多大な影響を与えるリスクの一つです。
物理的な保管においては、施錠可能な保管庫の設置や、入退室管理システムによる不正侵入の防止が重要です。
特に、重要書類を保管するエリアでは、指紋認証やカードキーなどのアクセス制御が有効です。
書類の閲覧履歴を記録する仕組みを導入することで、内部不正の抑止にもつながります。
デジタル保存では、パスワード管理やアクセス権限の設定が基本ですが、それだけでは不十分です。二要素認証やIPアドレスによるアクセス制限、VPNの利用、ファイアウォールの設定など、複合的な対策が求められます。
また、保存データは定期的に暗号化やバックアップを行い、セキュリティパッチを適用することで最新の状態を維持しましょう。さらに、年1回以上のセキュリティ監査や脆弱性診断を実施することで、潜在的なリスクを早期に発見・是正できます。
保管と保存のコストについて検討
文書やデータを保管・保存するには、物理的なスペース、管理人員、設備投資、運用コストなど多様な費用が発生します。
紙書類の場合はキャビネットや保管庫の設置・管理が必要であり、保管場所の賃料や警備費用も無視できません。
長期保存には、耐久性の高い保存容器やアーカイブスペースの確保も求められます。
一方で、デジタル保存にはサーバーやクラウドサービスの利用料、データセンター運用費用、セキュリティ対策費がかかります。
ただし、紙媒体と比べて検索性や管理効率が高く、将来的なコスト削減につながる可能性があります。
特に、スキャナによる書類の電子化を進めることで、保管スペースや紙代、印刷コストの大幅削減が期待できます。
初期投資とランニングコストを比較・分析し、自社に合った最適な保存方法を選ぶことが重要です。
記録や証拠の保護と法令遵守
企業活動において作成・取得される記録や証拠資料は、法令や業界規制に基づいて適切に保存・管理される必要があります。
たとえば、会社法や税法に基づき、帳簿類や取引記録は7年間の保存義務があるほか、労働法関連の記録は3年または5年の保存が必要です。
これらの保存義務を満たすためには、社内規程の整備と従業員への周知徹底が不可欠です。
また、業種によってはISOやJISなどの標準規格、金融庁や医療機関向けのガイドラインに沿った保存ルールが定められている場合もあります。
デジタル化が進む中で、電子帳簿保存法の改正にも対応する必要があります。
電子文書を保存する際は、タイムスタンプの付与や改ざん防止措置、検索性の確保などの要件を満たすことで、法的証拠としての効力を保てます。
法令遵守とデータ保護の両立を実現するために、定期的な運用点検や外部監査も有効です。
保管と保存の効率化に向けたステップ
整理と分類による文書管理の効率化
カテゴリごとにファイルをまとめることで、必要な情報に素早くアクセスできる環境を整えることができます。
これにより、業務効率が向上し、ミスや確認漏れのリスクを低減します。
たとえば、プロジェクトごとや取引先ごとにファイルを整理し、それぞれのフォルダには目立つインデックスや色分けラベルを使うことで視認性を向上させます。
不要な文書については、定期的にスケジュールを設定して見直しと廃棄を実施する「文書棚卸し」プロセスを取り入れるとよいでしょう。
さらに、保管期間や保存期間を文書に明記したラベルを貼付することで、適切なタイミングで処理できるようになります。
このような仕組み化によって、管理工数を大幅に削減でき、業務のスリム化にもつながります。
オンライン保存とそのセキュリティ対策
クラウドストレージの導入により、場所を問わず文書にアクセスできる柔軟な働き方が実現します。たとえば、Google Drive、Dropbox、Microsoft OneDriveなどのサービスを活用すれば、社内外から安全に情報共有が可能です。これにより、テレワークや出張先でもスムーズな業務が行えます。
ただし、利便性が高まる分、セキュリティ対策も強化する必要があります。
二要素認証の導入に加え、文書の暗号化やアクセス権限の設定、ログ監視による不正アクセスの検出が求められます。
さらに、重要な文書は定期的にローカルまたは別のクラウドにバックアップを取り、万が一のデータ損失に備える必要があります。
社員へのセキュリティ教育も不可欠であり、情報リテラシー向上の研修などを通じて意識の底上げを図りましょう。
BCP（事業継続計画）における保管と保存の役割
BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）は、自然災害や感染症、サイバー攻撃などの予測不能な事態が発生した際に、業務を中断させずに継続できるよう準備する計画です。この中で、文書の保管・保存は極めて重要な要素となります。
具体的には、重要な契約書類や顧客データなどを一つの場所に集中させず、地理的に離れた拠点にも複製保存することで、災害時のリスク分散が可能になります。オンライン保存と併用することで、サーバー障害が発生しても代替手段として迅速に復旧できる体制が整います。
さらに、事業継続訓練の一環として、緊急時にどの文書が必要かを事前に選定し、それらを優先的に保全・復旧するためのマニュアルやフローチャートを整備することも効果的です。これにより、万が一の際にも混乱を最小限に抑え、速やかな業務再開が可能になります。
「保管と保存の違い」まとめ
保管と保存を理解することの意義
両者の違いを明確に理解することで、文書の扱い方や管理方法において適切な判断ができるようになります。たとえば、保管が必要な書類を無駄に長期保存してしまうと、スペースやコストの無駄が発生します。一方、保存が必要な文書を早期に廃棄してしまえば、法令違反や訴訟リスクにつながる可能性もあります。
このように、業務効率やコンプライアンスの向上に加え、リスク回避や資源の最適化といった側面からも、「保管」と「保存」の役割と違いを知ることは極めて重要です。特に個人情報保護法や電子帳簿保存法の改正が進む現在においては、最新の知識をアップデートしておくことが求められます。
今後の文書管理向上に向けた取り組み
- 定期的な見直しと棚卸し（全社的な文書レビューの実施と記録）
- デジタル化推進（紙文書のスキャンとOCR化による検索性向上）
- 社内研修の実施（実務担当者だけでなく全社員への教育を含めた年間研修計画）
- 保管・保存ルールの明文化（ガイドライン・チェックリストの作成）
- 文書ライフサイクル管理ツールの導入（自動通知による期限管理など）
関連セミナーやリソースの紹介
- 総務省・経済産業省のガイドライン（電子帳簿保存法、情報セキュリティ対策等）
- 民間の文書管理セミナーやeラーニング講座（最新法令や実務対応に特化）
- 文書管理専門業者の提供するツールやサービス（導入支援、コンサルティング、クラウドDMSの紹介など）
- ビジネス書や専門誌での特集記事（週刊東洋経済、日経BPなどによる解説）
