レターパックは、A4サイズや4kgまでの荷物を一定料金で送ることができる郵便局の便利なサービスで、封筒には「受取人」と「発送者」の名前を記載する欄が設けられています。
特に注意したいのは、発送者の名前の後に自動で付けられる「様」です。
自分の名前の後に「様」が付くことに違和感を覚える人も多いかもしれません。
通常、発送者の名前から「様」を削除することは一般的なマナーとされています。
この記事では、レターパックでの「様」の適切な扱い方や正しい削除方法を紹介し、さらに「御中」への修正など、他にも覚えておくべきマナーを解説します。これにより、相手に良い印象を与えることができます。
ビジネス利用におけるレターパックの「様」削除が推奨される理由
レターパックを使用する際、受取人と発送者の名前欄には自動的に「様」が加えられます。
受取人の場合はそのままで問題ありませんが、自己の名前に「様」が付いていると不自然に感じられることがあります。
レターパックは、発送者と受取人の両方を顧客として扱うため、このような表記がされるのです。
しかし、ビジネスシーンでは自分が発送者である場合、「様」を削除することが求められます。
以下でその理由と具体的な削除方法を詳しく説明します。
レターパックの特徴と提供オプション
レターパックは、全国どこでも一定の料金でA4サイズ、4kgまでの荷物を送ることができます。
このサービスには、「レターパックライト」と「レターパックプラス」という二つのオプションがあります。
◯レターパックライト
・サイズ：340mm×248mm (A4サイズ)
・重さ：最大4kg
・厚さ：最大3cm
・配達方法：郵便受けへの投函
・料金：370円（2022年5月時点）
◯レターパックプラス
・サイズ：上記と同じ
・重さ：上記と同じ
・厚さ：3cmを超えても封ができればOK
・配達方法：対面での配達（受領印または署名が必要）
・料金：520円（2022年5月時点）
どちらのオプションも追跡機能があり、速達と同様の速さで土日祝日も配送が行われます。
ビジネスでは文書だけでなく、衣類なども送ることができ、非常に便利です。
ビジネスでのレターパックの正しい使い方
レターパックはビジネス利用に非常に便利ですが、適切なマナーの実践が必要です。
特に、「様」の削除は相手に与える印象を大きく左右するため、重要です。
日本では細かい気配りが丁寧さとして評価されることがあり、企業の品質や信頼性の象徴となることもあります。
そのため、自社のイメージを管理する上で、常にマナーを遵守することが求められます。
個人使用時の「様」削除は任意だが、印象は重要
個人的にレターパックを利用する場合、ビジネスシーンのような厳格なマナーは必要ありません。
ただし、「様」を削除することは一般的な礼儀として広く認知されており、そのままにしておくと不適切な印象を与えることもあります。
知らなかったとしても、一度理解したら実践することが望ましいです。
指摘されなくても、相手に良い印象を与えるためには、この点に注意することが大切です。
レターパックでの「様」の削除方法とマナーについて
レターパックを利用する際、差出人の名前欄に付けられた「様」を削除することは、配送マナーの基本です。
この削除は、手書きよりも定規を使用してきれいに二重線で行うことが推奨されます。
レターパック使用時に注意すべきその他の点は以下の通りです：
「おところ」「おなまえ」の接頭辞「お」と「ご依頼主」の「ご」の削除
接頭辞の「お」と「ご」も、同様に削除することが望ましいです。
これらの単語を削除することで、より礼儀正しい印象を与えることができます。
削除方法は「様」を消す時と同じく、定規を使って二重線を引きます。
住所の詳細記載
個人間のやり取りでも、住所は省略せず詳細に記載することが求められます。
特にビジネス文書では、住所を完全に記載することがマナーとされています。
依頼主欄の詳細記入
郵便局では、依頼主の名前と住所を詳細に記入することが基本です。
記入漏れは受取拒否の原因になることもあり、依頼主が不明な場合は受け取りが躊躇されることがあります。
これらのマナーはビジネスシーンで特に重要ですが、個人利用においてもこれらの知識を持ち、実践することでトラブルを避け、相手に良い印象を与えることができます。
レターパックの「御中」と「様」の使い分け
このセクションでは、レターパックの宛名記入時のエチケットについて詳しく説明します。
通常、受取人の名前の後には自動的に「様」が付けられることが一般的で、これは個人宛ての際に適しています。
法人宛ての場合は、「様」を「御中」に変更する必要があります。
法人名や部署名が宛先の場合
例えば「株式会社○○」や「○○部」などの場合は、「様」を削除して「御中」に修正します。
修正は、二重線で行い、「御中」を適切に記入します。
特定の担当者に送る場合
担当者が具体的に指定されている場合は、「様」を維持します。
「御中」は法人名に対して使用し、「様」は個人名に適しています。
実際、私が業務で受け取るレターパックの中には、「様」や「御中」の修正がされていないものもありますが、修正されていると非常に丁寧な対応と感じます。
個人からの送付でも、エチケットを守ることは大切で、適切な対応は相手に良い印象を与えるものです。
「御中」と「様」の正しい使い分けを知っておくことは、様々な場面で役立ちます。
まとめ
レターパックは、個人利用だけでなくビジネスシーンでも広く利用される非常に便利な郵送サービスです。
通常、個人宛の郵送では名前の後に「様」を付けることが一般的ですが、ビジネス利用時にはこの部分を除去するのが慣例となっています。
個人が使用する場合でも、適切なマナーを守ることが相手に良い印象を与える重要な要素です。
宛名が法人の場合は「御中」を用い、法人内の特定の人物宛てには「様」を使用します。
ビジネスでのマナーが特に重要視されがちですが、個人利用時にもこれらのルールを適用して問題ありません。
